Spesenabrechnung LKW Fahrer

Spesenabrechnung – was kann ich abrechnen?

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Neulich wurde Niki Lauda in einem Interview auf die 2,5 Millionen Euro jährlichen Betriebskosten seines beruflich genutzten Privatjets angesprochen. Das sei viel Geld, entgegnete er, er habe in seinem Job aber überall Verträge, in denen ihm solche Spesen ersetzt würden – wenn auch nicht in voller Höhe.

Das sind Sorgen auf hohem Niveau. Ein angestellter LKW-Fahrer hat nur einen Vertrag, nämlich den Arbeitsvertrag mit seinem Arbeitgeber. Selbstverständlich möchte er möglichst alle beruflich veranlassten Spesen von seinem Arbeitgeber erstattet bekommen. Aber was genau darf er an Spesen abrechnen und welche Formalien muss er dabei beachten?

Was sind Spesen?

Spesen sind sogenannte “Verpflegungsmehraufwendungen”. Dem Berufskraftfahrer oder Chauffeur, wie man in der Schweiz sagt, entstehen unterwegs zusätzliche Kosten (Aufwendungen). Vor allem für Essen und Getränke in Rast- und Gaststätten, Gebühren für Toiletten- und Duschräume, Parkplätze, Maut, Telefon, gegebenenfalls Übernachtungskosten und sonstige Reisenebenkosten.

Arbeitsvertrag und betriebliche Vereinbarung regeln was erstattungsfähig ist

Welche Verpflegungsmehraufwendungen und in welcher Höhe zu erstatten sind, ist meistens im Arbeitsvertrag oder in einer betrieblichen Vereinbarung festgehalten. Wenn dazu im Arbeitsvertrag nichts steht und es keine betriebliche Vereinbarung gibt, sollten sich Fahrer und Chef zusammensetzen, um abzustimmen, welche Regelung für beide Seiten sinnvoll und praxisgerecht ist. Das Ergebnis sollten sie dann am besten schriftlich festhalten.

Rechtslage in der Schweiz

In der Schweiz gilt, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer alle entstehenden Auslagen (= Spesen) zu ersetzen hat, die ihm bei seiner Tätigkeit notwendigerweise entstehen. Bei Arbeit an auswärtigen Arbeitsorten betrifft das auch die für den Unterhalt erforderlichen Aufwendungen – beim Berufskraftfahrer also in der Regel die Kosten für Verpflegung und Unterkunft. Das ergibt sich aus Artikel 327a des Obligationenrechts (OR).

Jedoch kann man stattdessen durch schriftliche Abrede, im Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag eine feste Entschädigung festlegen. Dazu kann ein Taggeld oder eine pauschale Wochen- oder Monatsvergütung festgesetzt werden, die dann alle notwendig entstehenden Auslagen abdecken muss.

Die Vertragsfreiheit des Arbeitgebers wird jedoch durch den Gesetzgeber zum Schutz des Arbeitsnehmers begrenzt: Abreden, dass der Arbeitnehmer die notwendigen Auslagen ganz oder teilweise selbst zu tragen hat, sind nichtig! Abreden zum Nachteil des Fahrers sind also unwirksam.

Wann sind Spesen „notwendig“? Als Faustformel kann gelten: Notwendig und angemessen sind diejenigen Kosten, die ich in der konkreten Situation zum Beispiel für ein Mittagessen oder eine Übernachtung aufwenden würde, wenn ich sie selbst aus eigener Tasche bezahlen müßte.

Für die tägliche Praxis gilt: um alle Auslagen ersetzt zu bekommen, ist es ganz wichtig, sich alle Auslagen quittieren zu lassen und die Belege sorgfältig aufzubewahren. Bevor die Originale der Belege beim Arbeitgeber eingereicht werden, sollte man für sich selbst Kopien fertigen und diese gut aufbewahren, um im Fall der Fälle nicht in Beweisnot zu geraten.

Rechtslage in Deutschland

In Deutschland können folgende Verpflegungsmehraufwendungen für die berufsbedingte Abwesenheit pauschal geltend gemacht werden:

  • Abwesenheit 8 bis 24 Stunden: 12,00 EUR
  • Abwesenheit mehr als 24 Stunden: 24,00 EUR

Maßgebend ist die Abwesenheit des Fahrers von “daheim”, sprich von der eigenen Wohnung. Deshalb sind auch folgende Abwesenheitszeiten zu berücksichtigen:

  • Wegezeiten zwischen Wohnung und Betriebssitz
  • Zeiten im Betrieb (Ladezeiten, Wartungsarbeiten, Wartezeiten)
  • Mittagspausen, Ruhezeiten und andere Unterbrechungen

Im LKW-Fernverkehr kann man davon ausgehen, dass der Fahrer regelmäßig in seiner Schlafkabine übernachtet. Wenn nicht in der Schlafkabine übernachtet wird, kann der Arbeitgeber für tatsächlich angefallene und nachgewiesene Übernachtungskosten aufkommen oder pauschal – ohne Nachweis – 20,00 EUR erstatten.

Mehrkosten die typischerweise entstehen, zum Beispiel für Dusche, Telefon und Reinigung der Schlafkabine, kann der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Erstattungsfähig sind die tatsächlich angefallenen und nachgewiesenen Kosten. Wer den Aufwand nicht im einzelnen nachweist, kann pauschal einen Betrag von 5,00 EUR pro Übernachtung geltend machen – so die Rechtsprechung der Finanzgerichte in Deutschland.

Für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen im Ausland gibt es Pauschbeträge, die vom Bundesjustizministerium festgesetzt wurden. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit und dem jeweiligen Land, in dem der Fahrer sich aufhält. Hält sich der Fahrer beispielsweise berufsbedingt in Italien auf, gelten folgende Pauschbeträge: Bei einer Abwesenheitsdauer (von zuhause) von mehr als 24 Stunden können pauschal je Kalendertag EUR 34,00 geltend gemacht werden und für eine Übernachtung EUR 126,00. Hält sich der Fahrer in Mailand auf, sind die Pauschalen höher und betragen EUR 39,00 und EUR 156,00. Bei einem Aufenthalt in Rom wären sogar EUR 52,00 und EUR 160,00 abrechenbar.

Vordrucke für Spesenabrechnungen

Vordrucke für Spesenabrechnungen sind im Internet verfügbar. Am besten erstellt aber der Arbeitgeber ein entsprechendes Formular für eine Spesenabrechnung, das alle Fahrer des Betriebs einheitlich verwenden können.

Sorgfalt bei der Spesenabrechnung ist dringend geboten

Eine unrichtige Spesenabrechnung kann unangenehme Folgen haben. Sie kann grundsätzlich auch bei verhältnismäßig geringen Beträgen ein Kündigungsgrund sein. Diese Erfahrung musste auch ein Flugkapitän einer deutschen Airline machen. Für eine Dienstreise von Frankfurt nach München rechnete er gegenüber seinem Arbeitgeber Fahrtkosten mit dem PKW ab. Tatsächlich war er dorthin zu günstigeren Kosten geflogen. Dem Flugkapitän wurde fristlos gekündigt. Das Bundesarbeitsgericht sah in der fehlerhaften Abrechnung eine erhebliche Pflichtverletzung und erachtete die fristlose Kündigung für wirksam. Dem Flugkapitän half auch seine Argumentation nicht weiter, dass nicht er sondern seine Freundin die Spesenabrechnung für ihn ausgefüllt habe, die er auch gar nicht unterschrieben habe.

Zum Autor:Bernhard Kahl

Bernhard Kahl ist Rechtsanwalt bei der Kanzlei Schnebbe Heuser & Partner in Hamburg. Er ist spezialisiert auf die umfassende Beratung und Vertretung von Unternehmen der Speditions-, Transport- und Logistikbranche. Bernhard Kahl ist Mitglied der Deutschen Gesellschaft für Transportrecht und veröffentlicht als freier Autor regelmäßig Beiträge in einem Fachmagazin für Logistik und Transport.

2 Comments

  1. Hallo,wie verhält sich Ihr hier geschriebenes mit dem §9 Abs. 4, 4 a Nr.2 ESTG, ” erste Tätigkeitsstätte” , ab wann rechnen für uns, als BKF, die Spesen ? Ab zu Hause ? oder ab Tätigkeitsstätte ?,
    Vielen Dank im voraus,
    Holger Barycza,

    • Hallo Herr Baryzca,

      vielen Dank für Ihren Kommentar und Ihre Anfrage. Herr Kahl ist zur Zeit im Urlaub. Ich leite Ihre Frage aber an ihn weiter und hoffe, dass ich Ihnen die Antwort rechtzeitig mitteilen kann.

      Liebe Grüße
      Janina Martig

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